メールリストを整理

使う前にリストを整理すべき理由

時間をかけて集めたメールリストが整っていることはまずありません。あるべきでない大文字、表計算からコピーされた空白、ドットの代わりにカンマで入力されたアドレス、3回登録された同じ人、そもそもメールアドレスではない行、名前や山かっこ付きで貼り付けられた項目。そんなリストに送れば不達が出て、不達は送信元の評価を下げ、本当に届けたいメールまで受信箱に届きにくくなります。整理は数秒で終わり、毎回やる価値があります。

整理ツールがすること

1. 抽出：貼り付けた文章や置いたファイルから、見つかるメールアドレスをすべて取り出します。「Ada Lovelace <ada@example.com>」のような乱雑な入力やCSVの行全体からでもアドレスを拾えます。
2. 表記の統一：各アドレスの前後の空白を除き、小文字にそろえます。メールサーバーはAda@Example.comとada@example.comを同じメールボックスとして扱うからです。
3. 形式チェック：@が1つ、ドットを含むドメイン、空白や使えない文字がないことを確認します。通らなかった項目は除かれ、件数に数えられます。
4. 重複の削除：元の順番で最初に出てきたものを残します。

結果には、入力されたアドレスの数、無効だった数、削除した重複の数が表示されるので、整理で何が起きたかが分かります。

形式チェックで分かること、分からないこと

形式のチェックで、入力ミスや不要なデータは見つかります。@の欠落、「gmail,com」、末尾の記号、空白を含むアドレスなどです。しかし、メールボックスが本当に存在するか、相手がまだメールを受け取りたいかは分かりません。それにはメールサーバーに問い合わせる検証サービスが必要で、そのためにはリストを第三者に渡すことになります。これは慎重に判断すべきことです。このツールは、すべて端末上で行う安全な最初の整理です。

出力形式

1行に1件は、どのメール配信ツールの取り込み欄にも貼り付けられる形式です。CSVの出力は見出し行が付くので、メール配信サービスやCRMにファイルとしてアップロードするときに向いています。

よくある使い道

• イベントの申込者リストをメルマガ取り込み用に整える。
• 2つのシステムからの書き出しをまとめ、重なりを取り除く。
• 一斉送信の前にリストを整理して、不達を少なく抑える。
• 長いメールのやり取りや文書から、アドレスをすべて抜き出す。

メールリストは個人情報です。このツールはそれをアップロードせず、整理はブラウザ内で行われ、リストはそこにしか存在しません。