スキャンした書類を1つのPDFにまとめる方法
紙の束から、メールで送れる小さく整ったPDFを1つ作るまで。
身分証、給与明細を数枚、住所の証明など、紙の書類一式を送る必要がある。求められているのは「PDF1つ、5MB未満」。紙の束からそれを作るいちばん早い方法を紹介します。
1. ページを撮る
ほとんどの書類はスマートフォンのカメラで十分です。きれいに撮るコツは次のとおりです。
- ふちがはっきりするよう、各ページを暗い無地の面に置きます。
- 昼の光か均一な照明を使い、自分の影がページにかからないようにします。
- 斜めではなく、スマートフォンをページの真上で水平に構えます。
- カメラやメモアプリに書類スキャン機能があれば使いましょう。自動で切り抜き、まっすぐにしてくれます。
2. 写真をPDFにする
写真を画像をPDFに変換するツールに置きます。写真1枚が1ページになります。きちんと印刷できるよう、用紙サイズはA4かレターを選びます。iPhoneで撮ったHEIC形式の写真なら、先にHEICをJPGに変換してください。
3. すでにPDFの書類を加える
銀行の明細や給与明細は、最初からPDFで届くこともよくあります。PDFを結合するツールで、置いた順番どおりに、新しく作ったスキャンのPDFと1つのファイルにまとめます。
4. ページを正しい順に並べる
まとめたファイルをPDFを編集するツールで開きます。ページをドラッグして並べ、白紙や重複したページを削除し、横向きになったページを回転させます。ページ数が多いなら、ページ番号を付けると便利です。
5. 圧縮する
スマートフォンの写真から作ったPDFは、1ページ2〜5MBになることがよくあります。PDF圧縮ツールは各ページを適切な解像度で描き直すので、10ページの書類一式なら30MBから2〜3MBほどになり、文字も読めるままです。
目指すサイズ
| 送り先 | 目安 |
|---|---|
| 企業へのメール | 10MB未満 |
| 上限が明記された提出フォーム | 上限を十分に下回るサイズ |
| 印刷 | サイズはあまり気にせず、画質を高めに保つ |
分かりやすい名前を付ける
Yamada-Shorui-2026.pdfのように、分かりやすいファイル名を付けましょう。何十件もの申請を処理する担当者に喜ばれ、あとで自分でも見つけやすくなります。
プライバシー
こうした書類一式には、身分証や金融関係の記録など、多くの人にとってもっとも機密性の高いファイルが含まれます。ここで紹介した手順はすべてブラウザ内で行われるので、送るまで書類はずっと自分の端末の中です。